Codice di Condotta

1) INTRODUZIONE

OTTAVIANI S.p.A. ha deciso di mostrare al cliente la trasparenza nello svolgimento della propria
attività commerciale decidendo di adottare un Codice di Condotta. Esso vuole rappresentare una carta
di qualità e garanzia per l’utente che nella modalità on line non ha modo di conoscere fisicamente
luogo e persone. I principi di seguito esposti riguardano la visione dell’azienda sotto il profilo morale
ed etico, valori che questa azienda ha scelto quali focus su cui incentrare il suo management.

2) ONESTA’ E CORRETTEZZA

L’onestà è un valore fondamentale che deve essere sempre considerato nello svolgimento delle
prestazioni lavorative. La gestione delle relazioni sia con i soggetti interni che con i collaboratori, i
partner e la clientela sono improntate a criteri e comportamenti di correttezza, di collaborazione, di
lealtà e di reciproco rispetto.

3) PROFESSIONALITA’

OTTAVIANI S.p.A. è improntata alla tenuta di comportamenti professionali caratterizzati dalla
diligenza necessaria.

4) TRASPARENZA E COMPLETEZZA DELL’INFORMAZIONE

OTTAVIANI S.p.A. garantisce una corretta attività informativa nei confronti dei collaboratori, del
personale e di ogni altro soggetto esterno che interagisca con la scrivente società in relazione ad eventi
significativi della vita aziendale I dati finanziari, le comunicazioni aziendali ed ogni altra notizia che
questa azienda effettua nei confronti di terzi rispondono ai requisiti di veridicità, di accuratezza e di
completezza. Ai collaboratori a cui OTTAVIANI S.p.A. ha attribuito specifici incarichi di consulenza
e gestione richiede, accanto all’osservanza di norme, leggi e regolamenti, il rigore richiesto dalla
professione stessa e, quindi, il rispetto dei principi deontologici di riferimento.

5) RISERVATEZZA DELLE INFORMAZIONI

Alla sicurezza e riservatezza dei dati aziendali OTTAVIANI S.p.A. ha dedicato ampio spazio
attraverso la messa a punto di specifici programmi interni di controllo per quanto attiene la parte della sicurezza informatica; mentre per quanto concerne gli aspetti legali e documentali, l’azienda conforma
ogni operazione di trattamento al rispetto delle norme. Le attenzioni rivolte alla sicurezza delle
informazioni interessano tutte le categorie di dato elaborato, acquisito, gestito, organizzato e
conservato. Inoltre nell’ambito di tale argomento, l’azienda sottolinea il rispetto dei diritti della
proprietà intellettuale. E’ fatto divieto di comunicare e divulgare informazioni, foto o documenti senza
aver ottenuto il rispettivo consenso. Nessuna informazione sensibile è divulgata. Per ogni dettaglio
relativo al trattamento dei dati consultare il testo “Note legali”. Alla cessazione del rapporto con
OTTAVIANI S.p.A. è vietato copiare o conservare documenti o altri materiali di proprietà aziendale.
Rientrano nella definizione di “proprietà aziendale” tutti i miglioramenti, le idee, i prodotti, le
realizzazioni grafiche e ogni altro prodotto realizzato, progettato o commercializzato attraverso il sito
www.ottaviani.com o comunque preso in considerazione per la sua realizzazione o
commercializzazione. Inoltre questa azienda si è strutturata per una gestione migliore del sistema
informativo al fine di ottimizzare i tempi di elaborazione e ricerca del dato e sia per averne una sua
tracciabilità.

6) DIVIETO DI DISCRIMINAZIONI E PARI OPPORTUNITA’

OTTAVIANI S.p.A. mette al centro del suo business la Persona sia essa cliente che collaboratore nella
sua totalità. In conseguenza di ciò è posto il divieto di discriminazioni sociale, di razza, di sesso, di
lingua, di religione. Il rispetto della dignità umana è un valore fondamentale che è da considerare un
elemento integrante dell’agire aziendale. Non sono tollerate forme di discriminazione e forme di
violazione dei diritti umani attraverso l’incoraggiamento del lavoro forzato, del lavoro infantile e di
altre tipologie di abusi. Al tempo stesso l’azienda non attua comportamenti o scelte tali da ledere il
diritto ad una pari opportunità.

7) TUTELA DELLA CONCORRENZA

OTTAVIANI S.p.A. agisce da sempre nel mercato rispettando le regole della concorrenza e
dell’antitrust astenendosi dal compiere azioni a proprio vantaggio, ma contra legem.
L’azienda ha ottemperato al rispetto degli accordi commerciali dettati dai partner. Pertanto, l’azienda
bandisce qualsiasi condotta finalizzata ad ostacolare la sana ed onesta competitività. 8) CONFLITTO DI INTERESSI
OTTAVIANI S.p.A. nel garantire piena trasparenza al proprio operato si impegna a mettere in atto tutte
le misure necessarie a prevenire situazioni di conflitto di interessi. Questo vale nel caso in cui qualsiasi
stakeholder persegua un interesse diverso dalla mission aziendale o si avvantaggi personalmente di
opportunità d’affari della ditta. Ogni prestazione è volta ad evitare comportamenti discriminatori nei
confronti degli altri e devono essere evitate situazioni tendenti a creare un conflitto di interessi in
quanto dannose per il lavoro e la stessa azienda. Questa ditta tutela e garantisce la riservatezza delle
informazioni personali comuni e sensibili dei lavoratori e ne rilascia periodiche comunicazioni per una
corretta e trasparenza di trattamento dati.

9) OMAGGI E REGALIE

OTTAVIANI S.p.A. potrebbe effettuare omaggi a favore dei clienti acquisiti e nuovi (compresi coloro
che sono stati segnalati da altri) nell’ambito dei piani di marketing che vengono realizzati nel corso
dell’anno.

10) RAPPORTO CON I CLIENTI

Il Cliente al pari delle Risorse Umane è un asset fondamentale per questa azienda nei cui confronti
devono essere attivate delle politiche in continuo miglioramento sotto il profilo della qualità e della
professionalità del servizio offerto. OTTAVIANI S.p.A.si confronta sempre con il cliente ritenendo che
l’avere un atteggiamento aperto ad accogliere consigli e critiche, giochi un ruolo importante nella
crescita dell’impresa, ovviamente il tutto ha un senso ed è funzionale se le osservazioni, seppur
negative, sono manifestate da una volontà costruttiva e non per puro spirito di contraddizione. E’
fondamentale che il personale adotti uno stile di comportamento verso il cliente basato sul rispetto della
persona, sull’educazione civile, sulla gentilezza e sulla professionalità. L’azienda si impegna a rendere
chiara e comprensibile la propria modalità di comunicazione con la clientela ricorrendo all’impiego di
forme diverse come brochure, organizzazione di eventi.
Sono vietati tutti i comportamenti della clientela volti al furto, all’inganno e all’offesa.

11) RAPPORTO CON I FORNITORI

Le relazioni con i fornitori ed i partner commerciali sono basate sulla ricerca del giusto equilibrio
competitivo. Detti rapporti sono condotti con spirito di lealtà e correttezza professionale. Le policy
stabilite dalle regole commerciali delle “aziende fornitrici” vengono rispettate dall’azienda.
OTTAVIANI S.p.A. intende mantenere un dialogo aperto con i fornitori in linea con le buone
abitudini commerciali anche di fronte al verificarsi di situazioni problematiche. Seguendo la stessa
linea di condotta tracciata per il personale e per i clienti, l’azienda ritiene importante l’adozione di uno
spirito di collaborazione con ciascun fornitore o partner commerciale in maniera da perseguire insieme
l’obiettivo comune rappresentato dalla soddisfazione del cliente in termini di qualità, costo e tempi di
consegna.

12) TRASPARENZA CONTABILE

L’attività contabile è svolta in conformità alle regole sancite dal nostro ordinamento e, nel caso di
rapporti con Paesi esteri, nel rispetto delle relative leggi fiscali. La gestione della parte contabile è
affidata ai soggetti appositamente incaricati con il supporto di professionisti esterni. Ogni operazione
contabile effettuata e registrata è accompagnata dalla corrispondente documentazione a supporto
agevolando la fase di controllo, di tracciabilità delle attività ed evidenziando le responsabilità di
ciascun operatore. L’uso di fondi aziendali per fini illegali o impropri è tassativamente vietato e
severamente punito. OTTAVIANI S.p.A. rispetta la normativa antiriciclaggio e previene il compimento
di operazioni potenzialmente pericolose o non comunque non conformi a quanto emanato in ambito
fiscale e tributario.

13) SICUREZZA INFORMATICA

OTTAVIANI S.p.A. è un’azienda all’avanguardia che persegue politiche di miglioramento anche sotto
il profilo tecnologico. In conseguenza di ciò, questa azienda è sensibile ai rischi connessi con il sempre
maggior uso dell’informatica; pertanto la titolare ha già introdotto delle misure di protezione, ma
soprattutto, è stata definita una particolare politica di controllo costante finalizzato a garantire la
continuità del lavoro e l’integrità delle informazioni.

14) TUTELA DEL MINORE

OTTAVIANI S.p.A. nell’ambito delle politiche di marketing e e-commerce tutela i diritti dei minori in
rete attraverso controlli volti a prevenire acquisti non autorizzati ed incauti.